Назначение и область применения системы

Система Технорма/ИнтраДок является частью семейства программ Технорма/Документ, которая специализирована на обеспечении корпоративных клиентов нормативно-справочной информацией и документацией, включающей тексты национальных стандартов Российской Федерации и соответствующее программное обеспечение.

С помощью системы Технорма/ИнтраДок предприятиям-клиентам в рамках локальной сети предлагается создать новую структуру – центр нормативной документации (ЦНД), который позволит сделать доступ к национальным стандартам РФ и различным внутренним нормативным документам предприятия в максимальной степени быстрым и удобным, обеспечив специалистов предприятия необходимой и актуальной информацией.

Система Технорма/ИнтраДок ориентирована на корпоративного клиента, и поддерживает решения для территориально распределенных организаций, включая единое администрирование на территории, выходящей за пределы одного города или страны. То есть, система изначально настроена на возможность ведения единого корпоративного ресурса и управления доступом к нему с использованием сети Интернет. Для этого в системе предусмотрена поддержка средств авторизации доступа и интеграции администраторских функций.

В процессе использования системы стало очевидно, что пакет ГОСТов, который всегда был ядром центра нормативной документации, является, по сути, только частью всей массы необходимых нормативных документов. Реально предприятию нужен более универсальный подход к нормативным ресурсам, где пакет ГОСТов уже теряет свою главенствующую позицию и становится комплектом ресурсов от одной из многих авторских организаций (авторов), которые выпускают нормативные документы. К таким организациям, например, относятся институты и проектные организации, выпускающие отраслевые стандарты. В связи с этим система Технорма/ИнтраДок совершенно прозрачно работает с базами документов других авторов и источников, вплоть до полного объединения баз данных разных авторов в единое дерево категорий НД. При этом в системе обеспечивается защита авторских документов от несанкционированного копирования, то есть система поддерживает технологию защищенного авторского распространения.

В версии 3.0 системы существенно усовершенствована пользовательская функциональность в части таких возможностей как:

·        Разграничение доступа, гибкое управление правами

·        Гибкая структура полей карточки, соответствующая типу документа

·        Наследование типов документов и их содержания для создания собственных стандартов на основе внешних прототипов

·        Контекстный поиск документов

·        Гиперссылки внутри документа и между документами

·        Меню «Избранное»

·        Выгрузка частей и графических фрагментов

Реализована схема поставки обновлений БД, в которой процесс обновления БД происходит автоматически с помощью высылаемого автором дистрибутива обновлений.

Принципы работы системы

Нормативные документы предназначены для широкого использования в режиме чтения и могут быть, как собственными, так и авторскими, то есть полученными от других организаций. Авторские организации, как правило, заинтересованы в защищенном распространении своих документов, поэтому в системе Технорма/ИнтраДок предусмотрены все необходимые средства для организации работы таким образом, чтобы авторские документы были легко доступны для чтения, но при этом исключалось их копирование или, если требуется, вывод на печать. Такие возможности появляются благодаря разработанному компанией «Глосис-Сервис» специальному формату данных GSDOC, который можно прочитать только специальным вьюером GSViewerc аппаратной защитой. Проверку на право доступа к документу осуществляет разработанный для этой цели компанией «Глосис-Сервис» сервер лицензий GSLM.

Рис. 1 Принцип защищенного распространения документов на основе уникального формата GSDOC

Любая организация - пользователь системы также может создавать и присоединять к единому электронному хранилищу и библиографической БД свои собственные нормативные документы. При этом защита собственных документов может применяться или не применяться.

В принципе любая организация, имеющая собственные документы, может стать авторской, то есть начать предоставлять (возможно, на коммерческой основе) свои документы другим организациям-клиентам. Для решения такой задачи в системе Технорма/Документ разработан специальный модуль Мастер-Комплект PDF. Это разделение функций показано на Рис. 2.

Рис. 2 Принцип взаимодействия системы Технорма/ИнтраДок и модуля Мастер-Комплект PDF

Очевидно, что любой процесс работы с документами предполагает их приобретение, накопление в БД и предоставление в собственное пользование как единый ресурс. В случаях, если документы интересны другим организациям, возможно их защищенное распространение по разработанной «Глосис-Сервис» технологии. Для реализации собственных документов заинтересованным клиентам организация должна приобрести у компании «Глосис-Сервис» модуль Мастер-Комплект PDF. При этом в данной технологии защита авторских документов построена таким образом, что поставлять на сторону организация может только свои собственные документы, несанкционированная поставка документов других авторов исключается.

Более подробно о технологии защищенного распространения документов можно прочитать в описании модуля Мастер-Комплект PDF.

Аппаратная конфигурация

Аппаратная конфигурация системы Технорма/ИнтраДок, включающая сервер приложений, сервер БД, сервер лицензий и пользовательский комплекс, показана на Рис. 3.

Рис. 3 Аппаратная конфигурация системы Технорма/ИнтраДок

Эта конфигурация позволяет использовать систему для внедрения в рамках территориально распределенных предприятий с произвольным количеством подразделений, у которых есть возможность подключения к сети Интернет. Возможность подключения клиентов через Интернет позволяет обслуживать организации со структурой любой сложности и территориального размещения. От пользовательских мест требуется только подключение к сети Интернет через браузер. В настоящее время просмотр документов должен осуществляться с помощью  MicrosoftInternetExplorer.

Поскольку вся нагрузка по обеспечению функциональности в этом случае ложится на сервер приложений, то его мощность по памяти и скорости вычислений должна соответствовать нагрузке со стороны пользовательского комплекса.

Сервер приложений и сервер лицензий могут быть размещены на одном компьютере, но в условиях использования защищенных документов, поток запросов на проверку прав на чтение может быть очень интенсивным, поэтому желательно разместить сервер лицензий на отдельном компьютере.

При существенном увеличении числа документов, гиперссылок, пользователей и других объектов системы сервер приложений может быть также отделен от сервера БД. Все эти изменения аппаратной конфигурации не потребуют изменений в самой системе.

Программная конфигурация сервера приложений

Вся функциональность системы сосредоточена на едином сервере приложений, разработанном на современной платформе по технологии J2EE. Это означает, что клиентские места подключаются к работе через браузер MicrosoftInternet Explorer, то есть, на клиентских местах ничего устанавливать не требуется. Для быстрого контекстного поиска создается индексная БД, которая позволяет найти нужный документ или карточку по произвольной комбинации слов.

Информационной основой ЦНД является библиографическая БД карточек (ББД) нормативных документов на основе СУБД (MySQL, Oracle) и главное файловое хранилище самих НД, как показано на Рис. 4.

Рис. 4 Программная архитектура системы Технорма/ИнтраДок

ЦНД спроектирован как наиболее оперативный ресурс, который должен быть готов к массовому потоку запросов со стороны клиентов сети, быстрому и удобному поиску требуемых НД в формате PDF и передачи их на рабочие места для просмотра или печати.

Функциональная структура системы Технорма/ИнтраДок показана на Рис. 5

Рис. 5 Функциональная структура системы Технорма/ИнтраДок 3.0

Структура программного комплекса системы соответствует реальному распределению ролей участников процесса.

Программная конфигурация сервера лицензий

Сервер лицензий GSLM – лицензионный менеджер широкого профиля, работающий на платформе MSWindows, является разработкой «Глосис-Сервис» и ориентирован на решение задач защищенного распространения документов, подготовленных в формате PDF. Технология авторской защиты предполагает использование аппаратных ключей GuardantSTEALTH, производимых московской компанией «Актив-Софт» (www.guardant.ru). Ключи этой серии имеют встроенное алгоритмическое преобразование запросов, что существенно повышает стойкость примененной схемы защиты программных продуктов.

Рис. 6 Программная архитектура сервера лицензий GSLM

Сервер лицензий проверяет права доступа к документам, на просмотр или печать которых поступают запросы от клиентских машин по протоколу HTTP, используя лицензионный XML-файл, который всегда индивидуален и настроен на тот состав НД, который реально лицензирован конкретному клиенту авторской организацией.

Сервер лицензий на данном этапе работает под ОС MicrosoftWindows, может устанавливаться на любую клиентскую машину, и для больших организаций, где поток запросов  велик, для сервера лицензий рекомендуется выделять отдельный компьютер.

Основные объекты системы

Главный классификатор и типы НД

Схема защищенного распространения позволяет прямо в структуре ЦНД предприятия установить пакет действующих ГОСТов и обеспечить его периодическое обновление. Собственные базы данных НД также могут иметь свои классификаторы по типам НД, которые встраиваются в главный классификатор НД. К этому же классификатору могут добавляться НД других авторских организаций, работающих по технологии защищенного распространения.

Участники процесса

ЦНД обслуживается уполномоченными сотрудниками, которые получают свои права по специальному приказу о внедрении ЦНД. В системе предусмотрены следующие роли:

·    Администратор ЦНД – лицо с правами установки и конфигурирования системы, ввода и редактирования данных по пользователям системы и назначения им ролей, ответственное за техническое функционирование системы и исправное состояние баз данных

·    Главный редактор ЦНД – лицо, формирующее и поддерживающее классификатор ЦНД, организующее процесс подготовки НД и ввода их в систему, ответственное за корректное представление НД в сети

·    Редакторы подразделений – лица, представляющие различные подразделения Предприятия, с правами подготовки и редактирования конкретных НД, относящихся к подразделениям, подготовки карточек к НД и передачи комплектов обновлений главному редактору для финального контроля и публикации в сети

·    Пользователи ЦНД, как индивидуальные лица, так и организованные в группы пользователей, получающие определенные права на доступ как к конкретным НД, так и к определенным категориям НД от администратора

Документы, опубликованные в ЦНД, доступны только для просмотра, при этом предусмотрено разграничение прав доступа к БД для разных категорий клиентов. Все эти настройки вводятся в процессе внедрения.

Объекты дополнительного сервиса

Для удобства пользования ресурсами система Технорма/ИнтраДок позволяет каждому клиенту записать постоянно требуемые ему документы в папку «Избранное» браузера MSInternetExplorer.

Ускоренный доступ к нужным документам реализуется за счет механизма контекстного поиска, который позволяет найти нужный НД по характерным словам и текстовым сегментам. Для этого система постоянно создает и поддерживает индексную базу данных, с помощью которой клиенты могут быстро найти нужный документ. Эти возможности могут быть подключены для всех документов в текстовом формате.

Ускорение поиска документов также достигается возможностями системы Технорма/ИнтраДок по обработке гиперссылок одних НД на другие. Кроме того, все пользователи сети смогут формировать гиперссылки на НД прямо из своих рабочих документов, например, из документов формата Word, Excel, чертежей, техпроцессов и т.д.

Внедрение системы

Основные этапы внедрения

Процесс внедрения ЦНД полностью выполняется специалистами предприятия, которые должны пройти соответствующее обучение. Все участники процесса действуют в соответствии с ролями, предусмотренными в структуре системы Технорма/ИнтраДок.

Сам процесс внедрения, начиная от установки системы и заканчивая началом массового использования ресурсов всеми пользователями сети, показан на схеме, на которой показаны все необходимые этапы работы, в которых предполагается централизованное управление доступом и разграничение доступа пользователей по группам и индивидуальным правам.

Последовательность внедрения ЦНД представлена следующими этапами:

·      Выпуск приказа о внедрении ЦНД, где определены необходимые ресурсы для внедрения и ключевые фигуры процесса:

·      Обучение администратора методам конфигурирования и настройки сервера и сети

·      Обучение редакторов НД методам формирования классификаторов, карточек типов документов, карточек документов, процедурам обслуживания и ведения БД НД

·      Администраторский этап - установка системы, настройка сервера

·      Формирование реестра пользователей и пользовательских групп

·      Поставка и запуск пакета ГОСТов

·      Подготовка файлов документов

·      Выдача заданий редакторам подразделений

·      Формирование карточек и классификаторов НД по заданиям

·      Публикация сформированных НД в сети, отладка системы в режиме объединенного классификатора НД

Все редакторы должны представлять формат PDF и владеть системой AdobeAcrobat. Если требуется, проводится специальный курс по работе с AdobeAcrobat.

Администраторский этап - установка системы, настройка сервера

В самом начале внедрения назначенный по приказу администратор системы после прохождения обучения получает ключ и дистрибутив системы, запускает программу инсталляции. Программа инсталляции проверяет наличие ресурсов (порты, место на диске), устанавливает сервер БД, устанавливает сервер приложений и веб-сервер, устанавливает сервер лицензий, копирует лицензионный файл, устанавливает драйвер ключа, запускает эти службы. В результате система подготавливается к работе, позволяя подключиться другим специалистам.

Формирование реестра пользователей и пользовательских групп

После установки системы администратор может сформировать реестр пользователей и пользовательских групп. В целях ускорения ввода данных о пользователях с их правами и принадлежностью к различным группам, в «Модуле безопасности» предусмотрен специальный конвертор действующего активного каталога пользователей MicrosoftWindows (Active Directory). Все эти фундаментальные действия доступны только администратору системы. Таким образом, все пользователи локальной сети Предприятия с их правами и группами автоматически переносятся в реестр пользователей системы Технорма/ИнтраДок.

Далее, используя приказ, с помощью «Модуля безопасности» администратор назначает права и полномочия всех пользователей по отношению к создаваемым на Предприятии нормативным документам, в том числе назначаются ответственные лица по подразделениям за формирование и ведение НД подразделений.

Поставка и запуск пакета ГОСТов

Первым пакетом НД для любой российской организации рекомендуется установить пакет ГОСТов, который раскрывается всеми своими стандартными классификаторами.

Древовидный классификатор ГОСТов, показанный на Рис. 7, в этом случае может служить основой для присоединения к нему других баз данных НД, в том числе и собственных.

Рис. 7 Классификатор категорий ГОСТов в браузере ЦНД

Подготовка файлов документов

Все НД, предназначенные для включения в ЦНД должны быть в электронном формате, желательно в PDF. Ручные документы также сканируются в растровый формат и преобразуются в формат PDF. Все НД в электронном виде, где каждому документу соответствует файл, должны быть размещены в файловом хранилище, на все файлы должны быть оформлены поисковые карточки для их записи в БД. Над созданным хранилищем документов главным редактором должна быть проведена аналитическая работа, в результате которой документы должны быть расклассифицированы, а также должны быть сформированы необходимые типы документов. На каждый документ впоследствии соответствующим редактором подразделения должна быть создана карточка с полями, соответствующими типу этого документа.

Формирование главного классификатора типов документов

Формирование главного классификатора, как продолжение пакета ГОСТов, производит главный редактор, используя модуль «редактор типов». Каждый вводимый тип документов может формировать свой корень классификатора. Главный редактор, используя модуль «редактор карточек», формирует корень классификатора, в результате формируется набор корневых карточек (категорий) классификатора, необходимый для выдачи заданий на редактирование. В системе принято, что детализация категорий выполняется редакторами подразделений в рамках выдаваемых заданий.

Главный редактор, используя модуль «Выдачи заданий» выдает задание на ввод карточек редакторам подразделений. Выдача каждого задания предполагает:

1. Определение корневой папки задания в классификаторе

2. Назначение прав на редактирование корневой папки редактору подразделения

3. Сохранение данных о задании (ф.и.о. исполнителя, корневая папка, дата выдачи задания), после чего задание переходит в режим ожидания выполнения.

Формирование карточек НД по заданиям

Получив задание, редактор подразделения может создать внутри своей корневой папки произвольную древовидную структуру НД и должен разработать внешнее представление и вид для каждого типа карточки.

На данный момент подготовлены следующие стандартные представления типов карточек:

1.      классификатор (дерево) в клиентском модуле

2.      список карточек (форма карточки) в правом фрейме клиентского модуля

3.      шаблон для поиска документа определенного типа

4.      классификатор редактора карточек

5.      форма ввода карточки редактора карточек

Под внешним видом карточки в представлении понимается

1.      какие поля карточки показываются

2.      стилевое оформление карточки с использованием XSL

3.      как отображаются связи между карточками

·    ссылка – в виде гиперссылки показывается заданное поле документа, на который ссылается карточка (например, ссылка на заменяющий гост в карточке госта)

·    включение – карточка подчиненного документа отображается внутри карточки главного документа (например, изменение в карточке госта)

·    иерархия – например, отношения между категориями ОКС на дереве. Подчиненные документы отображаются при щелчке на +, то есть при раскрытии

Заказчикам, которые не хотят разрабатывать визуализацию собственных типов документов, предоставляются шаблоны. Шаблон отображает документ любого типа неким стандартным способом. Например, в дереве будут отображаться обозначение и название карточки, а в правом фрейме карточка будет показана в виде таблицы «название поля» - «значение поля». Для использования шаблонов заказчик должен придерживаться набора правил по наименованию полей.

Ввод карточек производится в соответствие с их типами, предполагает построение ветви классификатора от корневой папки, заполнение полей, создание гиперссылок между карточками.

После того, как карточки готовы, редактор подразделения, используя «модуль подготовки файлов», производит привязку карточек к файлам документов. При этом выполняется следующее:

1. создается файл, вводится содержимое (контент), возможно копированием из ранее созданных файлов

2. добавляется файл в систему, то есть, файл регистрируется в системе (привязка к карточке) и копируется в хранилище

3. создаются гиперссылки в тексте файла (на другие файлы в системе, ресурсы интернета, на карточки)

Результаты работы по заданиям редакторы подразделений далее представляют главному редактору.

Публикация сформированных НД в сети

Завершение процесса предполагает закрытие задания главным редактором. Принимая задание, главный редактор производит контроль карточек и файлов выполненного задания, и, если задание выполнено верно, выдает команду на публикацию корневой категории «модулем публикации». «Модуль публикации» производит следующие операции:

1. формирует новую версию документов

2. лишает редактора подразделения права на редактирование содержимого задания

3. задает читателям права на содержимое задания

4. фиксирует в базе выполнение задания

После закрытия задания корневая папка, созданная редактором подразделения открывается в сети для всех операций в соответствие с правами доступа.

Все вновь поступившие документы и карточки сразу начинают обрабатываться поисковым сервером для пополнения индексной БД.

Пользовательская работа

Подключение к системе

Благодаря веб-архитектуре системы подключение нового пользователя к системе производится без какой-либо установки программ на компьютере клиента, простым запуском программы MicrosoftInternetExplorer и указанием веб-адреса (URL) сервера приложений в сети. URLсервера приложений можно получить у администратора системы.

Поисковые функции

Поиск по атрибутам карточки в БД позволяет быстро найти карточку нужного документа по любой комбинации ключевых слов и перейти к просмотру документа.

Полнотекстовый поиск документов реализуется благодаря использованию и поддержке индексной БД. Поисковый запрос формируется клиентами в виде текстового поля в базе данных. При поиске документа по слову идет обычная выборка. После того как найден документ, поиск внутри документа идет стандартными средствами поиска текста внутри документа. GSViewer поддерживает такую функцию.

В процессе просмотра не нужно специально разворачивать страницу под вертикальный и горизонтальный формат.

Гиперссылки и «Избранное»

В распоряжении пользователя работают гиперссылки внутри документа и между документами, причем ссылки на другие документы работают до уровня страницы документа. Есть встроенное в MicrosoftInternet Explorer меню «Избранное», используя которое пользователь может зафиксировать ссылки на наиболее интересные объекты.

Печать документов

При печати документа можно печатать любую часть документа. Есть возможность копирования фрагментов из текстов документов. Пользователь может рамочкой выделить интересующий его фрагмент и либо, скопировав в clipboard, перенести его в другой файл получившуюся картинку, либо сохранить как отдельный файл.

Управление сессиями

В системе, благодаря использованию сервера лицензий, реализовано управление сессиями и мониторинг состава подключившихся пользователей. Всегда можно посмотреть, кто подключен к чтению и в случае необходимости принять меры к освобождению сеанса.

Аппаратные требования

Для функционирования системы Технорма/ИнтраДок потребуется следующая конфигурация единого сервера:

• Процессор Pentium-4 не менее 2,5 ГГЦ, для процессоров других архитектур (Sun, HPи т.д.) требования менее жесткие
• Жесткий диск, имеющий 140 ГБ свободного места
• Оперативная память не менее 2 ГБ
• ОС WindowsServer 2003 (для опытной эксплуатации допустимо использование WindowsXP)

Для функционирования рабочих мест

• ОС WindowsXP, Windows 7.
• Microsoft Internet Explorer 5.5 ивыше
• Разрешение экрана желательно 1024*780 и выше.

Функционирование программных продуктов подлежит лицензированию, для этого устанавливается специально разработанный Исполнителем сервер лицензий, привязанный к сетевому аппаратному ключу, то есть аппаратный ключ один на весь ЦНД.